DMS EXPO: Behrens & Schuleit präsentiert Methodik zur Optimierung der Büroarbeit
Office Excellence eliminiert die sieben Sünden im Büro
Düsseldorf – Die Behrens & Schuleit GmbH sagt der unproduktiven Büroarbeit den Kampf an. Der Düsseldorfer Dokumentenspezialist zeigt auf der DMS EXPO am Messestand der DocuWare AG (Nummer 004), wie Unternehmen mit dem Office Excellence-Verfahren die Effizienz der Verwaltungstätigkeit nachhaltig steigern können. Dazu werden – nach vorheriger Analyse – moderne Strukturen und standardisierte Vorgänge eingeführt, die die Qualität sämtlicher administrativen Tätigkeiten verbessern. Behrens & Schuleit unterstützt Unternehmen bei der Umsetzung einer Office Excellence durch seine langjährige weitreichende Erfahrung mit Prozessanalysen, Scandienstleistungen und technischem Service. „Wir beteiligen uns in diesem Jahr während der DMS EXPO bewusst nicht am „me too“-Konzept anderer Anbieter,“ so Thomas Rick, Geschäftsführer der Behrens & Schuleit GmbH. „Unser Schwerpunkt liegt darin, den Besuchern Methoden zu zeigen, mit denen sie die Effizienz in ihrem Büro nachhaltig verbessern können.“
Das Fraunhofer Institut für Produktionstechnik hat eine These aufgestellt, wonach „sieben Sünden“ für unproduktive Arbeit im Büro verantwortlich sind. „Dies sind Informationsüberfluss, unnötiger Informationstransport, unnütze Wege, Wartezeiten, nutzlose Tätigkeiten, nicht benötigte Bestände und Fehler“, erläutert Thomas Rick. Diese führen dazu, dass das Produktivitätspotential im administrativen Bereich bei weitem noch nicht erschöpft ist. So hat die Unternehmensberaterin Diana Booher in ihrer Studie „Cutting Paperwork in Corporate Culture“ ermittelt, dass in der Produktion nahezu 90 % des Produktivitätspotentials genutzt werden, während es im Büro lediglich vier Prozent sind. Die Gründe dafür liegen zum Großteil in isolierten Insellösungen und Prozessen sowie der analogen Archivierung. Sie führen zum zeitraubenden Suchen nach Informationen, versteckten Kosten und nicht genutzten Optimierungspotentialen.
Mit der Office Excellence-Methode, die Behrens & Schuleit auf der DMS EXPO vorstellt, kann dieser Missstand nachhaltig beseitigt werden. Dafür werden zunächst sämtliche Bereiche der Büroorganisation ganzheitlich analysiert. Hierzu gehören vor allem die Segmente „Information und Technik“ sowie die Arbeits- und Managementprozesse. Als zweiter Schritt folgt die Optimierung der Organisation. Mit Hilfe moderner Strukturen und standardisierter Vorgänge können die Unternehmen kontinuierlich die Qualität sämtlicher administrativen Tätigkeiten verbessern. Anhand klar im Rahmen des Prozessmanagements definierter Regeln weiß jede/r Mitarbeiter/in, wie mit welchem Vorgang umzugehen ist und wo welche Dokumente abzulegen sind. Behrens & Schuleit digitalisiert und erfasst die Papierdokumente und überführt sie in das Enterprise-Content-Management-System DocuWare. Darüber hinaus werden über den technischen Service von Behrens & Schuleit Anwendungen in die IT-Landschaft integriert und ggf. ergänzend Individualanwendungen programmiert.
Das Ergebnis: Kunden können sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren und profitieren unter anderem von optimierten Prozessen, einem schnellen Zugriff auf Informationen und einer revisionssicheren Archivierung.
