Posteingang und Klassifizierung: Schlüsseltechnologien für DMS
ALOS GmbH auf der DMS-Expo (9. – 11. September 2008), Halle 7, Stand E80/D81 Köln, 9. Juli 2008. Posteingangs- und Klassifizierungslösungen sind für ALOS auf der diesjährigen DMS-Expo aktuelle Schlüsseltechnologien. Das Systemhaus stellt standardisierte sowie auf branchenspezifische Anforderungen abgestimmte Softwaremodule in den Mittelpunkt des Messeauftritts. Gezeigt werden Lösungen mit zukunftsweisenden Technologien zur intelligenten Klassifizierung von Eingangspost und deren digitaler Verteilung an die Mitarbeiter der Fachabteilungen. Eingehende Dokumente werden dabei zunächst unsortiert eingescannt. Verschiedene Dokumententypen erkennt die Software automatisch. Technisch erfolgt die Bestimmung eines Dokumententyps auf der Basis von Formaten, bestimmten Merkmalen, Zeichen oder durch Erkennung von Schlüsselworten im Volltext des Dokumenteninhaltes. Somit liefert ein einziger Arbeitsgang zahlreiche verwertbare Informationen zu den Belegen. Neue Extraktionsmethoden, spezifische Layouts und ergänzende generische Module reduzieren manuelle Zuordnungen im Verarbeitungsprozess auf ein Minimum.
Zur Verteilung der digitalisierten Dokumente sind die verschiedenen Klassen den jeweils nachfolgenden Prozessen zugeordnet, wobei zusammengehörige Seiten ein Dokumenten-Set bilden. Neue Formatierungen von Dokumenten sowie die Prozessabläufe selbst können von einem Systemadministrator mittels Drag-and-Drop-Funktionalitäten, Auswahllisten und Assistenten unkompliziert eingerichtet und schnell konfiguriert werden. Je nach Anforderung können Index-Informationen direkt mitgeliefert werden, sodass die Dokumente für die elektronische Speicherung vorindiziert sind. Im nachfolgenden Arbeitsschritt lassen sich des Weiteren zusätzliche Informationen auslesen - seien es Daten aus Formularen, oder komplette Inhalte aus Lieferantenbelegen. Auf sämtlichen Dokumenten wie allgemeiner Korrespondenz, Formularen, Rechnungen, Bestellkarten, Schadensmeldungen oder auch Retouren basieren Geschäftsvorfälle, die im Posteingang beginnen. „Unsere intelligenten Posteingangs- und Workflow-Lösungen gestalten die dokumentenbezogene Arbeit in Unternehmen effizienter und steigern deren Qualität. Sind Schnelligkeit und Service wettbewerbsentscheidende Faktoren, trägt ein elektronischer Posteingang maßgeblich dazu bei, relevante Informationen binnen kürzester Zeit in Zielsystemen bereit zu stellen“, kommentiert Dieter Woeste, Geschäftsführer der ALOS GmbH.
Im Fokus von ALOS steht generell der individuelle Kundennutzen im Hinblick auf Zeit- und Kostenersparnis sowie auf die Handhabung der Systeme. In Abhängigkeit von den Kundenanforderungen stellen die Spezialisten des Systemhauses Best-Practice-Lösungen aus Hard- und Software zusammen, mit der sich beschleunigte Prozesse, Transparenz und ein höherer Servicegrad optimal erreichen lassen. Das Portfolio umfasst sowohl Software bekannter Hersteller zur Klassifizierung, Dokumenten-Management und Workflow, als auch die passenden Scanner für beliebige Posteingangsvolumina.
Firma: Walter Visuelle PR GmbH
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