Moderner Staat 2009: Symbolischer Startschuss für Shared Services im Rechnungswesen
Verwaltungs-Service-Zentrum (VSZ) im BVA hat mit den ersten Pilotbehörden den Produktivbetrieb im Rechnungsworkflow aufgenommen – Vortrag und Empfang am Messestand der MACH AGBerlin, Bonn, Lübeck. Es ist das erste produktive Shared-Service-Vorhaben in dem wichtigen, zentralabteilungstypischen Verwaltungsbereich Rechnungswesen: Das Bundesverwaltungsamt (BVA) hat im Oktober als VSZ die Rechnungsbearbeitung für die ersten Pilotbehörden aus dem Geschäftsbereich des Bundesministeriums des Innern (BMI) übernommen. Damit wurde ein wichtiger Meilenstein des Umsetzungsplans 2009 zum Regierungsprogramm „Zukunftsorientierte Verwaltung durch Innovationen“ erreicht. Der Plan sieht unter anderem vor, Dienstleistungszentren in der Bundesverwaltung auf- und auszubauen. Diese sollen für die einzelnen Behörden übergreifend unterstützende Querschnittsaufgaben wahrnehmen.
Im VSZ kommt die Web-basierte Anwendung MACH Rechnungsworkflow zum Einsatz. Die elektronische Rechnungsbearbeitung wird in den 17 Behörden des BMI-Geschäftsbereichs schrittweise eingeführt. In der ersten Stufe wurde das System im BVA installiert. Mit dem Pilotbetrieb im BVA wurde der weitere Roll-out des Verfahrens vorbereitet. So konnte ein Kernprojektteam fachliches Know-how aufbauen und in einer Testumgebung für jede Pilotbehörde Modellmandanten einrichten.
Durch dieses Vorgehen wurden frühzeitig Optimierungsmöglichkeiten in der Konfiguration erkannt und umgesetzt. Davon profitierten und profitieren die teilnehmenden Behörden vor allem auf der Kostenseite, da das Projekt in wesentlichen Punkten durch Mitarbeiter des BVA getragen wird. Zudem wurde ein Einrichtungsleitfaden für die Pilotbehörden entwickelt, der für die Einrichtungsarbeiten eine gute Arbeitserleichterung bietet. Ein gutes Beispiel hierfür ist das Bundesamt für Bevölkerungsschutz und Katastrophenhilfe, bei dem das Projektteam den Modellmandanten in weniger als einer Woche einrichten konnte. Nach nur zwei Monaten Projektlaufzeit haben im Oktober 2009 das Bundesamt für Bevölkerungsschutz und Katastrophenhilfe sowie die Bundeszentrale für Politische Bildung den Produktivbetrieb aufgenommen. Bis Ende 2010 folgen die weiteren Behörden aus dem Geschäftsbereich des BMI.
Bereits die Startphase mit den produktiven Behörden zeigt, dass die Einrichtungen von der neuen Struktur profitieren. Auf der einen Seite können die Einrichtungen ihre Aufwände reduzieren und sich auf ihre fachlichen Kernaufgaben konzentrieren. Auf der anderen Seite wird das Buchungsgeschäft im BVA als Kernaufgabe professionalisiert. Alle Rechnungsdaten werden in einem integrierten IT-System vorgehalten. Dazu lassen sich die Zahlungsströme zuverlässig überwachen. Außerdem werden die dezentralen Titelverwalter entlastet – unter Beibehaltung ihrer dezentralen Ressourcenverantwortung.
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