„Das Showcase in seiner bisherigen Form hat seine Aufgabe erfüllt“, erläutert Armin Höller, Leiter des Competence Center Postbearbeitung des VOI. „Die Verantwortlichen wissen jetzt um die Vorteile und den Nutzen einer digitalen Postbearbeitung. Mit dem Showcase der neuen Version wollen wir nun konkret bei der Umsetzung unterstützen. Um die einzelnen Bereiche eines Unternehmens gezielter abbilden zu können, haben wir die sogenannte VOIPost GmbH ins Leben gerufen.“ Anhand dieser fiktiven Firma wird dargestellt, wie ein typisches mittelständisches Unternehmen mit mehreren Abteilungen ein- und ausgehende Informationen effizient verarbeiten kann. Ein weiteres Argument für die Neukonzeption ist, dass in dieser Form einerseits der Leiter der Poststelle und andererseits der IT-Verantwortliche individuell adressiert wird. Dementsprechend ist der Showcase in die Bereiche „Poststelle“ und „IT-Infrastrukur“ unterteilt. In der Poststelle wird in Besucherführungen gezeigt, wie die eingehende Briefpost geöffnet, gescannt und klassifiziert wird; spiegelbildlich wird hier auch die Post für den Versand vorbereitet. Die Infrastruktur-Seite erlaubt einen Blick hinter die Kulissen. Der Besucher erfährt, was mit der digital erfassten Briefpost, aber auch mit eingehenden E-Mails und Telefaxen passiert. Es wird dargestellt, wie der Dokumentenfluss innerhalb des Unternehmens mit Hilfe von elektronischen Workflow-Systemen gesteuert und überwacht wird. Unter Einsatz von elektronischen Dokumentenmanagement-Systemen werden die Dokumente den Fachabteilungen zur Verfügung gestellt. Archivierungswürdige Dokumente werden in einem elektronischen Archivsystem revisionssicher abgelegt. Weiterer Bestandteil der elektronischen Postbearbeitung ist ein Textmanagementsystem, das teils vollautomatisch, teils situationsbezogen Briefinhalte generiert, aus denen in der Poststelle wieder physische Briefe entstehen. In einem letzten Schritt werden die Briefe automatisch kuvertiert, frankiert und für den Versand vorbereitet.

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