Täglich erhalten Unternehmen unzählige Dokumente per Briefpost. Deren manuelle Bearbeitung ist für Organisationen zeit- und kostenaufwändig. Deutlich effizienter ist eine digitale Postbearbeitung. Wie diese konkret aussieht und welcher Nutzen daraus entsteht, zeigt das Showcase und eine Vortragsreihe des VOI-Forums anlässlich der DMS EXPO.

Blick hinter die Kulissen der digitalen Postwelt
Als bewährter Publikumsmagnet wird auch in diesem Jahr den Besuchern der DMS EXPO die Möglichkeit gegeben, die digitale Postbearbeitung auf dem VOI-Showcase live zu erleben. Ziel dabei ist, den Besuchern neue Technologien näher zu bringen und aufzuzeigen, wie ein elektronischer Posteingang und -ausgang in einem gut funktionierenden Unternehmen maßgeblich zur Effizienzsteigerung eingesetzt werdenkann. Dazu zeigen die Mitglieder des Verbandes, wie eingehende papierbasierte oder elektronische Dokumente, z.B. E-Mails, automatisiert digitalisiert, verteilt, archiviert und weiterverarbeitet werden können. Inhalte, die aus der Eingangspost gewonnen und z.B. in einem SAP System verbucht wurden, lösen wiederum die Erstellung von Ausgangspost aus. Das optimale Zusammenspiel von Outputmanagement- Lösungen mit Kuvertier- und Frankiermaschinen wird ebenfalls auf dem Sonderstand präsentiert. Zusätzlich bietet das Showcase die Möglichkeit, sich über die alternative Dienstleistung, von der Teilleistung bis zum kompletten Outsourcing, zu informieren.
Während der stündlich stattfindenden Besucherführungen erläutert ein Moderator, welche Arbeitsschritte an den einzelnen Stationen erfolgen. Dadurch werden die Vorteile dieser Vorgehensweise nachvollziehbar: Die Bearbeitungszeit des Schriftstücks verkürzt sich deutlich, da es schneller auf dem Schreibtisch bzw. dem Bildschirm des Sachbearbeiters landet und gegebenenfalls auch mehrere zuständige Mitarbeiter gleichzeitig das Dokument vorgelegt bekommen. Zudem sind alle Daten zentral gespeichert, schnell wieder zu finden – und nehmen keinen Platz mehr im Papierarchiv weg.



Das Konzept für das Showcase wurde vom Competence Center Postbearbeitung des VOI erarbeitet. Verschiedene Aussteller unterstützen das Projekt mit ihren Technologien. Dies sind AnyDoc Software Deutschland GmbH, BancTec GmbH, IQDoQ GmbH, kühn & weyh Software GmbH, MailProducts GmbH, Neopost GmbH & Co. KG, Rhenus Document Services GmbH, Scanpoint Deutschland GmbH sowie die windream GmbH.

Vorträge zum Thema digitale Postbearbeitung
Das VOI-Forum widmet sich am zweiten Messetag der DMS EXPO, dem 10. September 2008, von 14.30 Uhr bis 17.00 Uhr ausführlich dem Thema digitale Postbearbeitung. In 30minütigen Vorträgen erläutern Experten des CCPB die unterschiedlichen Aspekte, die es bei dem Umstieg auf eine durchgehend digitale Bearbeitung der Post zu beachten gilt. Hierbei gehen die Referenten speziell auf den elektronischen Posteingang und die digitale Dokumentenverarbeitung in kleinem Maßstab ein. Anschließend wird die Rolle von ECM-Systemen bei der digitalen Postbearbeitung dargelegt. Weiterhin beleuchten die Spezialisten in ihren Beiträgen, wie ein automatisierter Geschäftsprozess in der Postbearbeitung aussieht und welches die Grundlagen bei der Eingangspost-Digitalisierung sind. Auch die Frage des revisionssicheren Vorgehens, wenn ein externer Dienstleister das Poststellen-Management übernimmt, wird in einem Vortrag aufgegriffen.

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